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Leistung

Automatisierung von Abläufen und Tool-Verbindungen

Automatisierung lohnt sich dort, wo ein Ablauf klar ist und sich oft wiederholt. Ceka Consulting prüft, welche Aufgaben dafür geeignet sind, wählt passende Werkzeuge und plant die Logik so, dass sie im Alltag stabil läuft und nachvollziehbar bleibt.

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Die Ausgangslage

Angebote werden aus einer Tabelle in eine andere kopiert. Neue Kundendaten kommen per E-Mail und werden von Hand in CRM, Buchhaltung und Projekttool übertragen. Berichte entstehen jeden Monat neu aus denselben Exporten. Das kostet Zeit und erzeugt Fehler, die später jemand suchen muss.

Der häufigste Fehler ist, einen unklaren Prozess zu automatisieren. Dann läuft das Durcheinander nur schneller. Deshalb beginnt jede Automatisierung bei Ceka Consulting mit der Frage, ob der Ablauf stabil genug ist.

Was konkret gemacht wird

  • Bestandsaufnahme der eingesetzten Tools, Schnittstellen und Datenflüsse
  • Bewertung von Aufgaben nach Häufigkeit, Regelhaftigkeit, Fehlerrisiko und Aufwand
  • Auswahl geeigneter Werkzeuge, bevorzugt auf Basis vorhandener Systeme
  • Planung der Automatisierungslogik einschließlich Fehlerfällen und Zuständigkeiten
  • Einrichtung oder Steuerung der Umsetzung mit Ihrem Team oder Dienstleistern
  • Dokumentation, damit die Lösung auch ohne Ceka Consulting verständlich bleibt

Was am Ende vorliegt

  • Übersicht der Automatisierungspotenziale mit Priorität
  • Dokumentierte Logik je Automatisierung: Auslöser, Schritte, Ausnahmen
  • Werkzeugempfehlung mit Begründung und laufenden Kosten
  • Eingerichtete oder beauftragte Automatisierungen für die priorisierten Abläufe
  • Klare Verantwortung für Überwachung und Pflege

So läuft die Zusammenarbeit ab

  1. Schritt 1

    Erstgespräch

    In 20 Minuten klären wir, worum es geht, was bereits vorhanden ist und ob Ceka Consulting sinnvoll unterstützen kann.

  2. Schritt 2

    Potenzialanalyse

    Klären, welche Aufgaben sich eignen und welche nicht. Ergebnis ist eine priorisierte Liste mit Begründung.

  3. Schritt 3

    Pilot

    Eine Automatisierung wird zuerst im kleinen Rahmen eingeführt und mit echten Fällen geprüft.

  4. Schritt 4

    Ausbau

    Was im Pilot trägt, wird dokumentiert und auf weitere Abläufe übertragen.

Was Ceka Consulting von Ihnen braucht

  • Zugang zu den betroffenen Tools oder eine Person, die ihn hat
  • Beispiele realer Vorgänge, an denen die Logik geprüft werden kann
  • Eine Entscheidung, wer die Automatisierung im Alltag betreut

Nicht automatisch im Umfang

  • Laufender Betrieb und Überwachung ohne gesonderte Vereinbarung
  • Lizenzkosten für Automatisierungs- oder Integrationswerkzeuge
  • Umfangreiche Schnittstellen- oder Softwareentwicklung. Sie wird als eigenes Vorhaben geplant (siehe Software & Plattformen).

Anwendungsszenario

Vom Anfrageformular bis zum Angebot

Angenommen, ein Dienstleister erhält Anfragen über die Website und überträgt sie von Hand in CRM und Angebotsvorlage. Pro Anfrage werden dieselben Angaben mehrfach getippt.

Eine sinnvolle Automatisierung würde die Anfrage direkt im CRM anlegen, die zuständige Person benachrichtigen und eine Angebotsvorlage mit den bekannten Daten vorbereiten. Die fachliche Prüfung und das Absenden des Angebots blieben bewusst beim Menschen.

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Abläufe sichtbar machen, Zuständigkeiten und Übergaben klären und ein Zielbild entwickeln, das im Alltag funktioniert.

KI-Beratung

Anwendungsfälle finden, Datenflüsse und Kontrolle klären und aus einer KI-Idee einen prüfbaren Pilot machen.

Dashboards

Die richtigen Kennzahlen festlegen, Datenquellen ordnen und Dashboards aufbauen, mit denen tatsächlich gesteuert wird.

Lassen Sie uns kurz prüfen, wo der Hebel liegt.

Im 20-minütigen Erstgespräch klären wir, worum es geht, was bereits vorhanden ist und ob eine Zusammenarbeit sinnvoll ist.

Erstgespräch anfragen

oder per E-Mail an info@ceka-consulting.de