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Leistung

Dokumente mit KI automatisch auslesen und prüfen

Wo Dokumente noch von Hand abgetippt und geprüft werden, gehen viel Zeit und Sorgfalt verloren. Ceka Consulting entwickelt Lösungen, die Dokumente einlesen, die relevanten Angaben mit KI-Unterstützung strukturieren und gegen Ihre Regeln prüfen. Was unsicher ist, landet bei einer prüfenden Person statt ungeprüft im System.

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Die Ausgangslage

Rechnungen, Lieferscheine, Anträge oder Finanzunterlagen kommen als PDF, Scan oder E-Mail-Anhang. Jemand liest sie, tippt die Werte in ein System und gleicht sie mit anderen Angaben ab. Das bindet Fachpersonal, dauert und erzeugt Tippfehler, die später jemand suchen muss.

KI kann heute viele Dokumente zuverlässig auslesen. Entscheidend ist, was danach passiert: Plausibilitätsprüfungen, klare Regeln für unsichere Werte und eine nachvollziehbare Freigabe. Erst dann ist das Ergebnis belastbar genug für die weitere Verarbeitung.

Was konkret gemacht wird

  • Auswahl der Dokumentarten und Angaben, die den größten Aufwand verursachen
  • Texterkennung, auch für gescannte Unterlagen
  • KI-gestützte Extraktion der relevanten Angaben mit Sicherheitsangabe je Wert
  • Prüfregeln, etwa für Summen, Pflichtangaben und den Abgleich mit Stammdaten
  • Prüfoberfläche für unsichere Werte mit Freigabe und Protokoll
  • Übergabe der geprüften Daten an bestehende Systeme

Was am Ende vorliegt

  • Übersicht der Dokumentarten mit Aufwand und Eignung
  • Laufende Verarbeitung für die priorisierten Dokumentarten
  • Dokumentierte Prüfregeln und Freigabelogik
  • Protokoll, wer welchen Wert wann geprüft oder geändert hat
  • Anbindung an Ihre bestehenden Systeme

So läuft die Zusammenarbeit ab

  1. Schritt 1

    Erstgespräch

    In 20 Minuten klären wir, worum es geht, was bereits vorhanden ist und ob Ceka Consulting sinnvoll unterstützen kann.

  2. Schritt 2

    Dokumente sichten

    Dokumentarten, Angaben und Prüfregeln festlegen, anhand echter Beispiele.

  3. Schritt 3

    Prototyp

    Eine erste Verarbeitung mit echten Dokumenten steht in kurzer Zeit. Die Ergebnisse werden gemeinsam geprüft.

  4. Schritt 4

    Einführung

    Ausbau auf weitere Dokumentarten, Anbindung der Systeme und Übergabe in den Betrieb.

Was Ceka Consulting von Ihnen braucht

  • Beispieldokumente aus dem echten Alltag, auch schwierige Fälle
  • Eine Person, die fachlich beurteilen kann, ob ein Wert stimmt
  • Abstimmung mit Ihrer Datenschutzberatung, sofern personenbezogene Daten enthalten sind

Nicht automatisch im Umfang

  • Rechtsberatung, etwa zu Aufbewahrungspflichten oder Datenschutz
  • Garantien für eine bestimmte Erkennungsquote. Unsichere Werte gehen immer an eine prüfende Person.
  • Hosting und Betrieb ohne gesonderte Vereinbarung

Anwendungsszenario

Eingangsrechnungen ohne Abtippen

Angenommen, die Buchhaltung eines Unternehmens erhält Rechnungen als PDF per E-Mail und überträgt Rechnungsnummer, Beträge und Lieferant von Hand ins System. Abweichungen zur Bestellung fallen oft erst spät auf.

Eine Lösung würde die Rechnungen automatisch einlesen, die Werte strukturieren und mit Bestellung und Stammdaten abgleichen. Stimmige Rechnungen gingen direkt in die Freigabe, unsichere Werte an eine prüfende Person. Jeder Schritt wäre protokolliert.

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Lassen Sie uns kurz prüfen, wo der Hebel liegt.

Im 20-minütigen Erstgespräch klären wir, worum es geht, was bereits vorhanden ist und ob eine Zusammenarbeit sinnvoll ist.

Erstgespräch anfragen

oder per E-Mail an info@ceka-consulting.de