Automatisierung
Wiederkehrende Arbeit reduzieren und vorhandene Tools so verbinden, dass Daten nicht mehrfach erfasst werden.
Leistung
Prozessanalyse und Prozessoptimierung
Viele Abläufe funktionieren nur, weil einzelne Personen wissen, was zu tun ist. Ceka Consulting macht sichtbar, wie Arbeit heute tatsächlich läuft, klärt Verantwortlichkeiten und Übergaben und entwickelt daraus ein umsetzbares Zielbild.
Die Ausgangslage
Ihr Unternehmen ist gewachsen, die Abläufe sind es nicht im gleichen Maß. Aufgaben laufen über Zuruf, Informationen liegen in E-Mails, Tabellen und Köpfen. Wenn jemand im Urlaub ist, stockt die Bearbeitung. Neue Mitarbeitende brauchen lange, bis sie wissen, wer wofür zuständig ist.
Prozessoptimierung bedeutet hier, die wenigen Abläufe zu finden, die am meisten Reibung erzeugen, und sie so zu ordnen, dass Übergaben klar sind und Fehler seltener passieren. Die Dokumentation entsteht so, dass sie im Alltag genutzt wird und Abläufe sowie Verantwortlichkeiten verständlich macht.
Was konkret gemacht wird
- Gespräche mit den Beteiligten entlang der tatsächlichen Arbeit, nicht nur mit der Führungsebene
- Aufnahme der zentralen Abläufe vom Auslöser bis zum Ergebnis
- Sichtbarmachen von Übergaben, Medienbrüchen, Doppelerfassungen und Wartezeiten
- Klärung von Rollen und Verantwortlichkeiten, zum Beispiel als Zuständigkeitsmatrix
- Bewertung und Priorisierung der Engpässe nach Aufwand und Wirkung
- Entwicklung des Zielprozesses gemeinsam mit den Menschen, die ihn später leben
Was am Ende vorliegt
- Prozesslandkarte der zentralen Abläufe
- Ist- und Zielprozess für die priorisierten Abläufe
- Zuständigkeitsmatrix mit klaren Übergaben
- Prozessdokumentation, die im Alltag genutzt wird, etwa als Prozesshandbuch
- Liste der Engpässe mit Priorität und Begründung
- Maßnahmenplan mit Verantwortlichen und Reihenfolge
- Grundlage für spätere Tool-Auswahl oder Automatisierung
So läuft die Zusammenarbeit ab
Schritt 1
Erstgespräch
In 20 Minuten klären wir, worum es geht, was bereits vorhanden ist und ob Ceka Consulting sinnvoll unterstützen kann.
Schritt 2
Aufnahme
Gespräche und gemeinsame Sichtung der heutigen Arbeit. Ergebnis ist ein ehrliches Bild des Ist-Zustands.
Schritt 3
Zielbild
Gemeinsame Entwicklung des Zielprozesses und der Zuständigkeiten, meist in einem Workshop.
Schritt 4
Umsetzungsplan
Priorisierte Maßnahmen mit Verantwortlichen. Auf Wunsch begleitet Ceka Consulting die Umsetzung.
Was Ceka Consulting von Ihnen braucht
- Eine verantwortliche Ansprechperson auf Ihrer Seite
- Zeit der Beteiligten für Gespräche oder einen Workshop
- Einblick in die Unterlagen und Tools, mit denen heute gearbeitet wird
- Die Bereitschaft, auch unbequeme Befunde offen zu besprechen
Nicht automatisch im Umfang
- Rechtliche Prüfung von Abläufen, etwa im Arbeits- oder Datenschutzrecht
- Dauerhafte Übernahme operativer Aufgaben
- Softwareentwicklung. Wenn sie sinnvoll ist, wird sie als eigenes Vorhaben geplant (siehe Software & Plattformen).
Anwendungsszenario
Übergabe vom Vertrieb in die Produktion
Angenommen, eine Agentur mit wachsendem Team verliert beim Übergang vom Vertrieb in die Produktion regelmäßig Informationen. Briefings liegen in E-Mails, Absprachen im Chat, Budgets in einer Tabelle.
In einer Prozessanalyse würde der Ablauf vom Auftrag bis zur Abrechnung aufgenommen. Typische Ergebnisse wären eine verbindliche Übergabe mit festgelegten Pflichtangaben, eine klare Zuständigkeit für jede Phase und eine Liste der Schritte, die sich später automatisieren lassen.
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Umsetzungsbegleitung
Vorhaben priorisieren, Dienstleister steuern und Veränderung einführen, bis sie im Alltag angekommen ist.
Dashboards
Die richtigen Kennzahlen festlegen, Datenquellen ordnen und Dashboards aufbauen, mit denen tatsächlich gesteuert wird.
Lassen Sie uns kurz prüfen, wo der Hebel liegt.
Im 20-minütigen Erstgespräch klären wir, worum es geht, was bereits vorhanden ist und ob eine Zusammenarbeit sinnvoll ist.
Erstgespräch anfragen
oder per E-Mail an info@ceka-consulting.de