Welche Prozesse eignen sich zuerst für Automatisierung?

Viele Automatisierungsprojekte beginnen mit einem Werkzeug. Jemand hat von einer Plattform gehört, mit der sich Tools verbinden lassen, und sucht danach einen passenden Einsatz. Erfolgreicher ist der umgekehrte Weg: zuerst den Ablauf auswählen, dann das Werkzeug. Die folgenden Fragen helfen, die richtigen Kandidaten zu finden.

Fünf Prüffragen für jeden Ablauf

1. Wie oft kommt der Ablauf vor? Ein Vorgang, der täglich mehrfach passiert, ist ein besserer Kandidat als einer, der zweimal im Jahr anfällt. Selten genutzte Automatisierungen geraten außerdem in Vergessenheit und fallen dann aus, ohne dass es jemand merkt.

2. Folgt der Ablauf klaren Regeln? Automatisierung funktioniert gut, wenn sich der Ablauf als „wenn dies, dann das“ beschreiben lässt. Sobald bei jedem Vorgang abgewogen werden muss, wird es schwierig.

3. Sind die Eingangsdaten strukturiert und vollständig? Ein Webformular mit Pflichtfeldern liefert verlässliche Daten, eine frei formulierte E-Mail dagegen nicht. Wenn die Daten erst mühsam zusammengesucht werden müssen, liegt das eigentliche Problem oft vor der Automatisierung.

4. Was kostet ein Fehler? Wo Fehler beim Abtippen teuer sind, etwa bei Rechnungsdaten oder Lieferadressen, bringt Automatisierung neben Zeit auch Sicherheit. Gleichzeitig braucht es dort eine gute Fehlerbehandlung, damit nichts unbemerkt schiefläuft.

5. Ist der Ablauf stabil? Ein Prozess, der gerade umgebaut wird, sollte nicht gleichzeitig automatisiert werden. Sonst muss die Automatisierung bei jeder Änderung nachgezogen werden.

Typische gute Kandidaten

• Übertragung von Daten zwischen Systemen, zum Beispiel von einem Anfrageformular in das CRM
• Benachrichtigungen und Erinnerungen, etwa wenn ein Angebot seit einer Woche unbeantwortet ist
• Wiederkehrende Berichte aus immer denselben Quellen
• Dokumente aus Vorlagen, zum Beispiel Auftragsbestätigungen mit bekannten Kundendaten
• Ablage und einheitliche Benennung von Dateien

Kandidaten, die besser warten

• Abläufe mit vielen Ausnahmen, bei denen jeder Fall anders ist
• Entscheidungen mit Ermessensspielraum, etwa die Bewertung von Reklamationen
• Prozesse, deren Zuständigkeit unklar ist. Eine Automatisierung ohne verantwortliche Person wird niemand überwachen.
• Abläufe, die nur deshalb aufwendig sind, weil sie umständlich organisiert sind. Hier hilft zuerst Vereinfachung.

Eine einfache Priorisierung

Für eine erste Reihenfolge reicht eine grobe Einschätzung von Nutzen und Aufwand. Der Nutzen ergibt sich aus Häufigkeit, Zeit pro Vorgang und den Folgen von Fehlern. Der Aufwand hängt davon ab, ob die beteiligten Tools Schnittstellen haben, wie viele Ausnahmen es gibt und wer die Lösung später betreut.

Tragen Sie die Kandidaten in eine einfache Matrix ein. Oben rechts stehen Abläufe mit hohem Nutzen und geringem Aufwand. Mit einem davon zu beginnen hat zwei Vorteile: Das Team sieht schnell eine Entlastung, und Sie lernen an einem überschaubaren Fall, wie Automatisierung in Ihrem Unternehmen funktioniert.

Vor dem Start klären

Bevor die erste Automatisierung live geht, sollten drei Fragen beantwortet sein:

1. Wer ist verantwortlich, wenn die Automatisierung ausfällt oder falsche Ergebnisse liefert?
2. Woran merkt das Team einen Fehler, und wie wird der Vorgang dann von Hand weiterbearbeitet?
3. Wo ist dokumentiert, was die Automatisierung tut, damit auch eine neue Person sie versteht?

Diese Fragen wirken banal. In der Praxis sind sie oft der Unterschied zwischen einer Automatisierung, die über Jahre zuverlässig läuft, und einer, die nach einigen Monaten still abgeschaltet wird.

Fazit

Der beste erste Kandidat für Automatisierung ist ein Ablauf, der häufig vorkommt, klaren Regeln folgt, mit strukturierten Daten arbeitet und eine verantwortliche Person hat. Wer so auswählt, investiert in Lösungen, die das Team tatsächlich entlasten, statt in Technik, die niemand betreut.